gestion de projet : oui mais pourquoi ?

La gestion de projet vise à organiser, dans son intégralité, le bon déroulement du projet. Elle fait appel à des techniques d’organisation pendant le cycle de vie de celui-ci dans l’unique but d’atteindre les objectifs fixés au départ.

Pour travailler efficacement et atteindre un certain niveau de qualité, nous pouvons distinguer différentes étapes au cours de la gestion de projet :

1. échange avec les clients et partenaires :

Une fois le contrat signé, le rôle du chef de projet est d’être l’interface entre le client et l’agence. Il assurera efficacement la communication entre les différentes parties. Il a pour mission principale de récupérer les informations auprès du client (besoins, contenus, éléments…) et de les transmettre aux équipes dédiées. Et inversement bien entendu !

La chefferie de projet fait appel à d’autres compétences et requiert des qualités d’écoute, de compréhension, de réécriture, voire de traduction lorsque les demandes sont extrêmement techniques.

Le chef de projet a souvent son téléphone greffé à l’oreille et sa boite mail au bout des doigts afin d’être toujours connecté avec son client et ses équipes !

2. cadrage du projet :

En phase de lancement, il est obligatoire de réaliser une phase de cadrage. Celle-ci reprendra la demande client, ses contraintes, son cahier des charges. A ce même moment, nous définissons les grandes lignes du projet et déterminons les grands jalons du projet.

Le chef de projet va être amené à découper les différentes tâches qui constituent le projet afin de déterminer les interdépendances et l’ordre dans lesquelles elles vont devoir être exécutées.

3. planification du projet et des ressources :

Une fois le cadre effectué, le projet peut commencer. Avec comme objectif principal de respecter les délais clients, un planning de production sera élaboré. Il est réalisé en fonction, d’une part, des besoins clients, et d’autre part, des ressources nécessaires.

Cette étape, à la fois cruciale et obligatoire, peut être parfois compliquée à réaliser : la gestion des équipes, des plannings, des aléas… Cela peut devenir rapidement un casse-tête. Si cette étape est mal réalisée, c’est tout le projet qui en pâtit !

4. gestions des ressources internes ou externes :

Une fois le projet planifié et les ressources affectées, c’est au chef de projet de gérer les équipes et de vérifier le respect de chacun des objectifs.

Il veille à différents éléments pour s’assurer que toutes les étapes du projet soient bien réalisées :

• réalisation d’un brief initial avec toute l’équipe projet
• suivi et contrôle régulier des différentes tâches
• anticipation des éventuels problèmes et des solutions pour les contrer
• adaptation des plannings et/ou des ressources
• créer une cohésion au niveau de l’équipe projet…

Autant de tâches qui font que le projet se déroulera sans encombre.

5. gestion des délais :

Qui dit gestion de projet, dit également gestion des délais !

Suite aux estimations réalisées par les équipes de production, le chef de projet planifie les temps nécessaires et doit veiller au respect de ceux-ci pour rendre le livrable dans le délai initialement prévu.

Les équipes ont donc toutes en main le planning à suivre et le chef de projet s’assure que les étapes soient respectées.

La gestion de projet, devant régulièrement réaliser des adaptations, démontre sa capacité à trouver rapidement des solutions. Autrement dit, si vous êtes chef de projet, vous êtes un bon jongleur !

6. validation des livrables :

Une étape incontournable d’un bon déroulement de projet est une vérification intégrale du livrable. Le chef de projet est garant des éléments ou supports qui sont envoyés aux clients.

Quel que soit le livrable final, un check in est obligatoire pour s’assurer que le rendu soit conforme au cahier des charges et aux objectifs fixés initialement.

Pour la validation, il est demandé beaucoup de rigueur, de patience et parfois même, de qualité technique. Finalement, les chefs de projets sont très polyvalents !

En conclusion, pour réussir un projet, il faut l’organiser et le suivre correctement. Un projet ne peut pas aboutir efficacement sans une gestion de projet efficace. Comparativement, c’est un peu comme les vacances ! Vous étudiez et prévoyez la meilleure route à emprunter, vous regardez les visites incontournables sur votre trajet, vous prévoyez votre nourriture et parfois mêmes des jeux pour amuser les enfants.

Et bien avec les projets de communication c’est pareil ! On prévoit, on anticipe, on planifie afin que vos projets se déroulent au mieux et que vos objectifs soient remplis !

Audrey Morant

Responsable du pôle management projet chez Gardeners, enseignante vacataire INSEEC et IAE Université Savoie Mont-Blanc.